Das Tonband hat ausgedient

„Digitales Diktieren“ heißt der neue Ansatz in Branchen mit hohem Schreibaufkommen. Durch den kombinierten Einsatz von Spracherkennung und digitaler Sprachverarbeitung lässt sich der Zeitaufwand bei der Texterstellung um ein Vielfaches verringern - dies zeigen erfolgreiche Anwendungen in Rechtsanwalts- und Notariatskanzleien. Aufwändiges Hin- und Herspulen und zerkratzte Bänder gehören damit der Vergangenheit an.

Wenn Rechtsanwalt und Notar Werner Kastner, Sozietätspartner der Kanzlei Dr. Bongartz, Kastner & Kollegen aus Borken/Westfalen, heute mit dem Mikrophon in der Hand am Schreibtisch sitzt und diktiert, hat sich auf den ersten Blick kaum etwas geändert. Doch wo Schriftsätze, Klageschriften und Notariatsverträge früher kleine Minikassetten füllten, speichert Rechtsanwalt und Notar Kastner seine Texte heute direkt als Sprachdatei im PC ab. „Diese Dateien sind dann sofort im Netzwerk verfügbar und ich kann sie beliebig auf verschiedene Schreibkräfte verteilen“, erklärt er. Möglich macht dies die bereits in zahlreichen Kanzleien erfolgreich eingesetzte Diktatsoftware des Berliner Herstellers DictaNet Software AG. Sie führt die beiden bisher getrennten Systeme - analoges Tonband einerseits und PC-Netzwerk andererseits - auf innovative Weise zusammen.

 „Ähnlich wie die Umstellung von Stenographie auf Diktiergerät“

17 Mitarbeiter umfasst die Borkener Sozietät, neben den fünf Anwälten arbeiten 12 Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte und Auszubildende in der auf zivilrechtliche Fragen für mittelständische Unternehmen spezialisierten Kanzlei. Im Januar 2002 wurde die DictaNet-Software dort durch das Systemhaus Michgehl und Partner aus Nordwalde, einen auf Rechtsanwalts- und Diktatsoftware spezialisierten IT-Integrator, installiert. Der zeitliche Aufwand für die Implementierung war gering: Innerhalb eines halben Vormittags war das System installiert und nach einem kurzen Initialtraining für die Angestellten konnte bereits mit dem praktischen Einsatz begonnen werden.

Was sich durch diese Umstellung in der täglichen Praxis alles ändern würde, konnten sich die Beschäftigten zunächst gar nicht vorstellen. Und doch: „So ähnlich muss vor 30 Jahren auch die Ablösung der Stenographie durch das Diktiergerät die Arbeitsweise beeinflusst haben“, glaubt Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte Katja Klapsing.

Vorteile bietet das digitale Diktieren für Diktierenden und Schreibkraft gleichermaßen. „Als Diktant hatte ich vor dem Einsatz von DictaNet nur geringe Erfahrungen im Umgang mit EDV. Dennoch kam ich vom ersten Tag an mit der für mich neuen Technik sehr gut zurecht und möchte sie heute nicht mehr missen. Mit ihr kann ich spätere Änderungen in die Datei jederzeit problemlos einfügen, ohne wie früher umständlich zu spulen. Auch störende Nebengeräusche, wie z.B. beim Diktieren im Auto, stellen praktisch kein Problem mehr dar“, beschreibt Rechtsanwalt und Notar Dr. Michael Bongartz das neue Vorgehen. Da die DictaNet-Software herstellerunabhängig ist und Diktathardware aller führenden Hersteller eingebunden hat, kann er sich aussuchen, ob er mit dem Mikrophon am Schreibtisch oder mit dem Handdiktiergerät unterwegs arbeitet. „Üblicherweise nutze ich das Olympus DS- 3000, für kurze Texte zwischendurch nehme ich zum Beispiel eher mein neues Siemens SL 45, ein Handy mit Aufnahmefunktion."

Spracherkennung ist integriert

Rechtsanwalt und Notar Dr. Bongartz und seine Kollegen nutzen beim Diktieren auch die in DictaNet integrierte Dragon NaturallySpeaking Spracherkennung. Dadurch entsteht neben dem Diktat als Sprachdatei außerdem ein Text, der das gesprochene Wort auf dem Bildschirm wiedergibt. Das Diktat und den Text erhalten dann die Mitarbeiterinnen zur Bearbeitung. Katja Klapsing: „Ich höre das Diktat, während ich den erfassten Text gleichzeitig vor mir sehe und muss dann dort während des Abhörens nur noch kleine Korrekturen vornehmen wie Eigennamen einsetzen, falsch erkannte Zahlen verbessern oder unklare Endungen richtig stellen.“ Für Abschriften benötigt die 25-jährige auf diese Weise nur noch zwei Drittel der bisherigen Zeit.

Für das Anwalts- und Notariatsteam ergeben sich daraus enorme Rationalisierungsvorteile - in der eingesparten Arbeitszeit können die qualifizierten Rechtsanwaltsfachangestellten mit anderen Aufgaben betraut werden z.B. der selbständigen Sachbearbeitung in der Zwangsvollstreckung oder im Notariat. Durch solch effiziente Aktensachbearbeitung werden die Anwälte entlastet, was schlussendlich zu einer höheren Wertschöpfung in der Kanzlei führt: Dr. Bongartz und seine Sozietätspartner haben mehr Zeit für die umsatzstarken Mandate und mit einem gleich großen Team lassen sich deutlich mehr Fälle schneller bearbeiten sowie zusätzliche annehmen. Schreibrückstände gar - in vielen Kanzleien sind Bearbeitungszeiten vom Diktat bis zum Schriftstück von bis zu einer Woche keine Seltenheit - gehören gänzlich der Vergangenheit an.

Mit der reinen Spracherkennung hatte Rechtsanwalt und Notar Werner Kastner auch schon zuvor experimentiert. „Dabei musste man die Texte aber immer eigenhändig korrigieren - Arbeiten, die eigentlich meine Mitarbeiterinnen hätten erledigen können.“ Denn so gut Spracherkennung auch heute funktioniert, ohne anschließende Kontrolle funktioniert es doch noch nicht - soll dies die Mitarbeiterin erledigen, braucht sie dafür immer noch zusätzlich das gesprochene Wort des Diktates, damit wirklich alles richtig ist. „Erst durch die Verbindung mit dem digitalen Diktat macht die Spracherkennung für mich jetzt wirklich Sinn“, sagt er.

Kanzlei-Workflow wird unterstützt

Seine wesentliche Effektivität schöpft das neue System nach Einschätzung aller Benutzer aus der integrierten Diktatverwaltung von DictaNet, mit welcher die Diktate und Texte im Netzwerk problemlos verteilt werden können. Denn die digitalen Diktate kann Rechtsanwalt und Notar Kastner nun zusammen mit dem Text beliebig an die einzelnen Mitarbeiter verteilen. Ihrer zeitlichen Priorität entsprechend weist er seine Sprachdateien den jeweiligen Mitarbeitern zu. Ein Menü in der Diktatverwaltung zeigt ihm, welche Mitarbeiterin welches Diktat bearbeitet, welche Diktate erledigt sind und welche nicht. Möchte eine seiner Mitarbeiterinnen zuhause arbeiten, schickt er ihr die Diktatdateien einfach per E-Mail.

Beim Handling änderte sich für die Mitarbeiterin ebenso wenig wie für den Diktanten - sie arbeiten weiterhin mit Ohrhörer und Fußschalter, die am PC angeschlossen sind. Die neue Arbeitsweise möchten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter inzwischen nicht mehr missen. „Digitale Diktate zu erfassen und zu bearbeiten - dies sollte in Branchen mit hohem Schreibbedarf wie der unseren im Grunde künftig selbstverständlich sein “, ist Rechtsanwalt und Notar Kastner überzeugt